Kunden-Lieferanten-Beziehung im Prozess – SIPOC

SIPOC – Kunden-Lieferanten-Verhältnis darstellen

Die Buchstaben SIPOC stehen für Supplier-Input-Process-Output-Customer. Es beschreibt Kunden-Lieferanten-Beziehungen auf einfache Art. Im außerbetrieblichen Leben ist es uns klar, dass ein Lieferant Waren produziert, die er an den Kunden verkauft. Übertragen auf Prozesse im Unternehmen kann man mit diesem Verständnis die internen Beziehungen zwischen Prozessen verstehen.

Diese Methode benötigt Verständnis für Prozesse. Jeder Mitarbeiter in einem Unternehmen muss wissen welche Aufgabe er durchzuführen hat, das heißt welchen Prozess er umzusetzen hat. Dafür benötigt er von seinen Vorgängerprozessen Material oder Informationen, also Input. Hat er den Prozess umgesetzt, übergibt er sein Ergebnis, also den Output, an seinen Kunden.

Die klassische Prozessanalyse kann mit einer einfachen Excel-Vorlage (Prozessanalyse Vorlageund den Prozessbeteiligten umgesetzt werden. Alternativ bieten sich Moderationskarten an, die man an Pinwände hängt.

Ein einfaches Beispiel ist ein Koch in einem Hotel. Er muss eine Mahlzeit zubereiten. Das ist sein Prozess. Dafür benötigt er Lebensmittel, die er entweder im Großmarkt selber einkauft oder das Fleisch zum Beispiel von einem Lieferanten liefern lässt. Der benötigt neben dem Material das Rezept, dass er am Anfang der Saison kreiert hat. Er braucht weiterhin Information, ob an dem Tag eine große Reservierung vorliegt, die bereits vorbereiten kann. Natürlich fehlt noch die konkrete Bestellung des Gastes. Das sind alles Prozesse, die durchgeführt werden müssen, bevor der eigentliche Prozess „Mahlzeit zubereiten“ starten kann. Daraus gestaltet er sich seinen Prozess: Der Koch bereitet die Zutaten vor, verwendet diese Zutaten und das Material und kocht die bestellten Mahlzeiten. Er übergibt die Mahlzeit dem Service, dieser dem Kunden.

Ein weiteres gutes Beispiel für den SIPOC zum Thema Einkaufen findet Ihr auf:

Beispiel für eine Analyse

Trotz der Verbreitung von ISO 9001 auch außerhalb der Industrie ist diese prozessorientierte Denkweise immer wieder schwierig umzusetzen.

SIPOC Analyse

Prozessanalysen mit SIPOC werden in der Analysephase eines Prozessverbesserungsprojektes genutzt. Sie gibt Klarheit bei den Projektenbeteiligten über die Aufgaben im Prozess.

Interessant ist die Analyse, wenn Sie zum Beispiel über die kompletten Hauptprozesse eines Unternehmens durchgeführt werden. Sehr effizient ist es, wenn von jedem Teilprozess zwei Prozessanwender zur Verfügung stehen. Es kann im Wechselspiel dann jeder Kunde oder Lieferant sein und so in einem Workshop die komplette Prozesskette analysiert werden. Beispielhaft ist dies in dem Bild verdeutlicht.

Als Ergebnis erhält man in einem beherrschten Prozess ein Maximum an Übereinstimmung zwischen den Prozessen. Bei nicht beherrschten Prozessen erkennen die Analyseteams, dass

  • die Erwartungen an den untersuchten Prozess nicht gleich sind
  • Output nicht benötigt wird, weil er nicht verarbeitet wird
  • Output vom Lieferanten falsch verstanden und damit interpretiert wird, weil er nicht definiert ist
  • fehlerhafte Prozessergebnisse damit weitergeleitet werden.

Das Ergebnis ist dann wie bei dem Kinderspiel „Stille Post“. Dort werden Begriffe flüsternd weitergegeben und das Wort am Ende mit dem am Anfang verglichen. Es ist immer wieder erstaunlich, wie sich die Begriffe über nur wenige Stationen wandeln.

Prozessbewertung

Aus der SIPOC Analyse entstehen häufig Messgrößen zu Bewertung eines Prozesses. Am Schluss weiß jeder Prozessbeteiligte wann ein Prozess gut, besser gesagt fällig ist und wann nicht. Das gemeinsame Verständnis eines Zieles in einem Projekt kann über die Kennzahlen erreicht werden und auch im weiteren Alltag zur Steuerung genutzt werden. Eine „Ampel“- oder „Gate“-Funktion über KPIs kann zur einer klaren, transparenten Kunden-Lieferantenbeziehung ohne Entschuldigungen beitragen. 

 

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